Règlements généraux
SIÈGE SOCIAL ET SCEAU
1. Siège social
Le club FADOQ – Boomers du Memphrémagog est ci-après désigné sous le nom de «personne morale, sans but lucratif». Pour faciliter la lecture, les termes « corporation » et «club désigne, dans ce texte, le club FADOQ – Boomers du Memphrémagog.
Le siège social de la corporation est établi à Magog ou à toute autre adresse que le conseil d'administration peut, de temps à autre, déterminer.
2. Sceau
Le sceau de la corporation, dont la forme a été déterminée par le conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec discernement et avec le consentement du président ou, à son absence, avec le consentement du vice-président ou du secrétaire.
LES MEMBRES
3. Catégories
Les membres de la corporation sont répartis en quatre (4) catégories à savoir : les membres individuels, les membres amis, les membres conjoints et les membres honoraires.
4. Membre collectif N/A
5. Membre associé N/A
6. Membre actif N/A
7. A) Membre individuel
Est automatiquement considéré comme membre individuel de la corporation, toute personne physique âgée de cinquante (50) ans ou plus, à qui la corporation émet une carte de membre individuel FADOQ du club.
B) Membre conjoint
Est automatiquement considéré comme membre conjoint de la corporation, toute personne physique âgée de moins de cinquante (50), conjoint ou conjointe d’un membre individuel, à qui la corporation émet une carte de membre conjoint FADOQ du club.
Le club peut émettre une carte de membre individuel ou conjoint à toute personne domiciliée hors du Québec. La carte de membre émise au conjoint d'un membre individuel porte la mention de membre individuel conjoint.
8. Membre ami
Est automatiquement considérée comme membre ami de la corporation, toute personne physique qui n'a pas atteint l'âge de cinquante (50) ans et qui n’est pas membre individuel conjoint.
9. Membre honoraire
Est membre honoraire de la corporation, toute personne physique à qui le conseil d'administration de la corporation accorde cette reconnaissance en raison des services qu'elle a rendus au club et à la cause des personnes âgées.
La personne physique à qui la corporation reconnaît le titre de membre honoraire reçoit sa carte de membre de la corporation et est considérée comme membre individuel avec tous les droits et privilèges démocratiques ou autres (comme siéger sur le conseil d’administration) accordés à un membre individuel du club.
10. Cotisation
Le montant de la cotisation annuelle que les membres individuels et conjoints doivent payer à la corporation est fixé de temps à autre par résolution du conseil d'administration de la corporation. La cotisation annuelle payée n'est pas remboursée en cas de décès, d'expulsion ou de retrait d’un membre. Les membres honoraires reconnus comme tels par le conseil d’administration de la corporation, n'ont aucune cotisation annuelle à payer. La corporation assume les conditions de paiement de la cotisation de ses membres honoraires.
11. Remise de la cotisation
La corporation doit produire au regroupement régional un rapport des cartes qu'il a émises à ses membres individuels et lui faire remise des sommes d'argent correspondantes.
Le club doit fournir dans son rapport la liste des membres individuels et conjoints a qui le club a remis une carte.
La corporation doit remettre préalablement à la FADOQ-Région Estrie le montant d’argent correspondant à la portion provinciale et à la portion régionale provenant de l’adhésion d’un membre. C’est à la suite de ceci que le bureau régional sera en mesure de valider la carte du membre.
Les avis de renouvellement accompagnés du paiement requis doivent parvenir au bureau régional au plus tard le 15e jour suivant la date d’échéance de la carte de membre.
12. Suspension et expulsion
Le conseil d'administration de la corporation peut suspendre ou expulser tout membre qui fait défaut de respecter les engagements qu'il a pris envers le club lors de son adhésion et qui ne remédie pas à ce défaut dans les quinze (15) jours ouvrables de la réception d’un avis écrit de la corporation mentionnant ce défaut et l’enjoignant à y remédier.
Cependant, avant de prononcer la suspension ou l'expulsion d'un membre, le conseil d'administration doit, par lettre transmise devant témoin ou par courrier recommandé, l'aviser de la date, du lieu et de l'heure de l'audition de son cas, l'informer succinctement des défauts qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre.
L'expulsion d'un membre individuel prononcée par le club a comme conséquence pour l'individu concerné la perte automatique de son statut de membre du club mais non comme membre du réseau FADOQ.
13. Retrait N/A
CRITÈRES ET CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ DES MEMBRES AU CLUB
14. Membre collectif N/A
15. Membre associé N/A
16. Membre actif N/A
17. Membre individuel
17.1 Toute personne physique répondant aux définitions de l’article 7, intéressée à devenir membre individuel ou conjoint du club, doit payer le montant de la cotisation annuelle.
17.2 Le membre individuel conjoint a tous les droits du membre individuel sauf celui de voter et de faire des propositions en assemblée générale annuelle. Il n'a pas non le droit de se faire élire comme administrateur du club.
18. Membre ami
Toute personne physique intéressée à recevoir une carte amie et répondant à la définition de l'article 8 doit s'inscrire auprès de la direction du club et payer le montant de la cotisation annuelle déterminée par le club.
CONDITIONS DU MAINTIEN DE L'AFFILIATION du club au Réseau FADOQ – Région Estrie
19. En tant que membre actif du Réseau – FADOQ – Région Estrie, le club doit respecter les conditions d’affiliation déterminées par le Réseau FADOQ – Région Estrie dans le respect des conditions conjointes des deux parties en cause.
RÔLES ET FONCTIONS DU CLUB FADOQ – Région Estrie ET DE SES MEMBRES
20. La FADOQ N/A
21. Membre collectif N/A
22. Membre actif N/A
LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
23. Composition
L’assemblée générale des membres est composée de tous les membres individuels.
24. Délégués des membres N/A
25. Assemblée générale annuelle
L'assemblée générale annuelle des membres du club a lieu dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de son exercice financier aux endroits et date fixés par le conseil d'administration.
Les rôles et pouvoirs dévolus aux membres réunis en assemblée générale annuelle sont les suivants :
a. recevoir les rapports du conseil d'administration;
b. approuver les états financiers annuels;
c. approuver les amendements aux règlements généraux;
d. élire les membres du conseil d'administration tel que prévu à l'article 31 ci-après;
e. nommer le vérificateur.
26. Assemblée générale extraordinaire des membres individuels
Le conseil d’administration du club peut, à l’occasion et pour des raisons bien précises jugées opportunes pour la bonne administration de l’organisme, convoquer une assemblée générale extraordinaire. Cette assemblée générale extraordinaire est tenue à l’endroit fixé par le conseil d’administration. Il appartient au président, conjointement avec le secrétaire, de convoquer l’assemblée générale extraordinaire.
Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée générale extraordinaire sur réquisition à cette fin, par résolutions écrites signées par au moins 10% des membres individuels du club. La demande doit spécifier le ou les objets précis de l’assemblée générale extraordinaire. Le conseil d’administration du club doit donner suite à une telle demande et fixer l’endroit, l’heure et le jour de la réunion dans les vingt-et-un (21) jours suivant la réception de cette demande. À défaut par le président de convoquer une telle assemblée dans les délais stipulés, les requérants peuvent convoquer eux-mêmes l’assemblée générale extraordinaire.
27. Avis de convocation
L’avis de convocation d’une assemblée des membres est donné par lettre, main à main, télégramme, téléphone, télécopieur ou par courriel au moins quinze (15) jours avant la tenue d’une assemblée. L’avis de convocation d’une assemblée générale extraordinaire doit mentionner, en plus de la date, l'heure et l'endroit de l'assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ces sujets peuvent alors être étudiés. Le délai de convocation des assemblées des membres est d'au moins quinze(15) jours mais doit être nécessairement affichée dans un lieu public et au local au moins quinze (15) jours.
28. Quorum
Les membres, présents à une assemblée générale annuelle et à l’assemblée générale extraordinaire, constitue le quorum pour cette assemblée.
29. Droit de vote et de parole
À une assemblée générale ou extraordinaire des membres, chaque membre individuel a droit de vote. Le vote par procuration n'est pas permis. En cas d’égalité des voix, le président du club, même s’il n'est pas président d’assemblée, a une voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, à moins que 10 % des membres présents ne réclament le scrutin secret.
Les observateurs et les membres conjoints peuvent assister aux assemblées des membres et y avoir le droit de parole pendant la période de questions, fixée à la fin de l'ordre du jour et n’ont pas droit de vote.
LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
30. Nombre et composition
Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil d’administration composé de sept (7) administrateurs élus.
30.1 Terme
Les administrateurs de la corporation sont élus pour des mandats de deux ans.
31. Désignation des administrateurs
En conformité à l'article 33.2 Divulgation des antécédents judiciaires des règlements généraux de la FADOQ - Région Estrie : Toute personne membre du Club FADOQ - Boomers du Memphrémagog qui désire poser sa candidature à un poste d'administrateur ou de dirigeant sur le Conseil d’administration des Boomers du Memphrémagog, doit obligatoirement autoriser la FADOQ - Estrie à faire les vérifications appropriées aux fins de divulgation des antécédents judiciaires de la personne en question. Tout membre qui possède des antécédents judiciaires liés au poste qu'il pourrait occuper ou encore aux dossiers qui pourraient lui être confiés, se verra automatiquement disqualifié pour ledit poste ou lesdits dossiers.
32. Vacances
Toute vacance survenue dans les rangs du conseil d’administration est comblée par les autres membres du conseil d’administration. L‘administrateur ainsi élu termine le mandat de son prédécesseur. Il deviendra par la suite, éligible pour un premier mandat. Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir en autant qu’il y ait quorum.
33. Retrait d’un administrateur
Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :
• présente par écrit sa démission au conseil d’administration;
• est absent sans raison valable durant trois (3) assemblées consécutives du conseil d’administration;
• est destitué soit par un vote par bulletins secrets des 2/3 des membres du conseil d’administration (5 membres sur 7) et ratifié à l’assemblée spéciale ou générale annuelle qui suit cette destitution ou par un vote des 2/3 des membres individuels présents, réunis en assemblée spéciale convoquée à cette fin.
34. Rémunération et indemnisation des administrateurs
34.1 Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services.
34.2 Les administrateurs de la corporation sont tenus par la corporation indemnes et à couvert :
a) de tous les frais, charges et dépenses qu’ils supportent relativement aux affaires de la corporation dans l’exercice de leurs fonctions;
b) de toute poursuite judiciaire ou de toute réclamation qui pourrait leur être adressée à cause ou en raison d’actes accomplis et de décisions prises relatives aux affaires de la corporation dans l’exercice de leurs fonctions;
c) à l’exception de ceux résultant de leur négligence ou de leur omission volontaire.
35. Assemblée des conseils d’administration
Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que nécessaire mais au moins cinq (5) fois par année. Les assemblées sont convoquées par le président ou d'au moins trois (3) des administrateurs.
Le président peut, au besoin, convoquer aux assemblées du conseil, des professionnels dans différents domaines reliés aux items inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée.
36. Avis de convocation
L'avis de convocation d'une assemblée du conseil d'administration est donné par lettre, main à main, télégramme, téléphone, télécopieur ou par courriel au moins sept (7) jours avant la tenue d'une assemblée. L'assemblée du CA tenue lors de l'assemblée générale annuelle pour l’élection des officiers du club, peut être tenue sans avis de convocation.
Le président du conseil d’administration peut, à l’occasion, et pour des raisons bien précises, jugées opportunes pour la bonne administration de l’organisme, convoquer des assemblées extraordinaires du conseil d’administration. Ces assemblées extraordinaire sont tenues à l’endroit, à l’heure et au jour fixé par le président du conseil d’administration. Il appartient au président, conjointement avec le secrétaire, ou à défaut, de tout autre officier du club, de convoquer les assemblées extraordinaires du conseil d’administration.
Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire du conseil d’administration, sur réquisition écrite, à cette fin, par au moins quatre (4) administrateurs, ou à la majorité simple du nombre d’administrateurs en poste, en cas de vacances sur le CA, signée par chacun d’eux. La demande doit spécifier le ou les objets précis de l’assemblée extraordinaire. Le président du conseil d’administration doit donner suite à une telle demande et fixer l’endroit, l’heure et le jour de la réunion dans les sept (7) jours suivant la réception de cette demande. À défaut par le président de convoquer une assemblée extraordinaire dans les délais stipulés, les requérants peuvent convoquer eux-mêmes l’assemblée extraordinaire du conseil d’administration.
37. Quorum et vote
Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d'administration est de quatre (4) administrateurs. Les questions sont décidées à la majorité simple des voix. Le président à une voix prépondérante en cas d’égalité.
LES DIRIGEANTS
38. Composition Les dirigeants officiers de la corporation sont le président, le premier vice-président, le deuxième vice-président, le secrétaire et le trésorier.
39. Désignation et élections
39.1 Les années impaires quatre administrateurs sont élus pour un terme de deux ans, les années paires trois administrateurs sont élus pour un terme de deux ans.
39.2 Le conseil d'administration doit, à sa première assemblée suivant l'assemblée générale annuelle des membres, élire parmi ses membres les dirigeants officiers de la corporation.
39.3 A la réouverture de l'assemblée générale annuelle, le président de l'assemblée fait lecture de la liste des officiers pour la prochaine année.
39.4 Un officier peut être révoqué de son poste d'officier par le conseil d'administration à la majorité simple.
40. Rémunération et indemnisation des dirigeants
Les dirigeants ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services. Ils bénéficient des mêmes protections que celles accordées aux administrateurs en vertu de l’article 34.2.
41. Tâches et fonctions des dirigeants
Outre les fonctions qui leur sont dévolues par la Loi sur les compagnies ou qui sont ailleurs prévues dans les présents règlements, les dirigeants élus exercent celles qui leur sont déterminées de temps à autre par le conseil d'administration.
42. Vacances
Toute vacance à l'un des postes de dirigeant peut être remplie en tout temps par le conseil d'administration.
LES COMMISSIONS ET COMITÉS
43. Commissions permanentes N/A
44. Comités ad hoc
Les comités ad hoc sont des comités créés par le conseil d'administration, selon les besoins, pour une période restreinte et pour des buts déterminés. Ces comités traitent des objets pour lesquels ils sont formés et relèvent du conseil d'administration auquel ils doivent faire rapport sur demande. Ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat.
Le conseil d’administration, peut, par règlement de régie interne, déléguer certaines de ses tâches à un de ses comités, dans le but d’accélérer les prises de décisions ou pour éviter des réunions du conseil d’administration trop longues ou trop nombreuses. Dans de telles éventualités, les mandats de ces comités devront être clairs et ces comités devront également informer les membres du conseil d’administration des décisions prises. Il appartient alors au conseil d’administration de laisser ou d’abroger à ses comités, les mandats qui leur ont été attribués. Toute décision prise par un comité à l’intérieur de son mandat doit être respectés par le conseil d’administration.
LE COMITÉ EXÉCUTIF
45. Composition
Bien que le club compte 4 dirigeants officiers, (cf. art.38), ces derniers ne constituent pas un comité exécutif avec un pouvoir de décision. S’ils le désirent, ils peuvent faire des recommandations au CA, recommandations que le CA devra recevoir, discuter et, par la suite, approuver.
46. Élection N/A
47. Assemblée N/A
48. Avis de convocation N/A
49. Quorum N/A
50. Rôles et pouvoirs N/A
51. Destitution N/A
52. Rémunération N/A
53. Exercice financier
L'exercice financier de la corporation se termine le 31 mars de chaque année.
54. Vérification
Les livres et états financiers de la corporation sont examinés, selon les principes comptables reconnus, chaque année, aussitôt que possible après l'expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres.
55. Effets bancaires
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par les personnes, qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d'administration.
56. Contrats
Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont, au préalable, approuvés par le conseil d'administration et, sur telle approbation, sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d'administration.
57. Dissolution
Advenant la dissolution de la corporation, le conseil d'administration de concert avec la FADOQ- Région Estrie, décidera à qui remettre les biens de la corporation.
58. Modifications aux règlements
Les modifications aux règlements de la corporation doivent, conformément aux exigences de la Loi sur les compagnies, être adoptées par le conseil d'administration et ratifiées ensuite par les membres individuels réunis en assemblée générale annuelle ou extraordinaire.
Le conseil d'administration peut, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, amender les règlements de la corporation, les abroger ou en adopter de nouveaux et ces amendements, cette abrogation et ces nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle de la corporation où ils doivent être ratifiés pour continuer d'être en vigueur, à moins que dans l'intervalle ils aient été ratifiés lors d'une assemblée générale extraordinaire des membres individuels convoquée à cette fin.
ACCEPTÉS PAR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION EN ASSEMBLÉE RÉGULIÈRE DU CLUB FADOQ –
Boomers du Memphrémagog LE 2 MAI 2012.
RATIFIÉS PAR L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU CLUB FADOQ –
Boomers du Memphrémagog Le 10 MAI 2012.
GINETTE EVERELL VOHL ANDRÉ VALLIÈRES
Secrétaire de la corporation Président de la corporation
1. Siège social
Le club FADOQ – Boomers du Memphrémagog est ci-après désigné sous le nom de «personne morale, sans but lucratif». Pour faciliter la lecture, les termes « corporation » et «club désigne, dans ce texte, le club FADOQ – Boomers du Memphrémagog.
Le siège social de la corporation est établi à Magog ou à toute autre adresse que le conseil d'administration peut, de temps à autre, déterminer.
2. Sceau
Le sceau de la corporation, dont la forme a été déterminée par le conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec discernement et avec le consentement du président ou, à son absence, avec le consentement du vice-président ou du secrétaire.
LES MEMBRES
3. Catégories
Les membres de la corporation sont répartis en quatre (4) catégories à savoir : les membres individuels, les membres amis, les membres conjoints et les membres honoraires.
4. Membre collectif N/A
5. Membre associé N/A
6. Membre actif N/A
7. A) Membre individuel
Est automatiquement considéré comme membre individuel de la corporation, toute personne physique âgée de cinquante (50) ans ou plus, à qui la corporation émet une carte de membre individuel FADOQ du club.
B) Membre conjoint
Est automatiquement considéré comme membre conjoint de la corporation, toute personne physique âgée de moins de cinquante (50), conjoint ou conjointe d’un membre individuel, à qui la corporation émet une carte de membre conjoint FADOQ du club.
Le club peut émettre une carte de membre individuel ou conjoint à toute personne domiciliée hors du Québec. La carte de membre émise au conjoint d'un membre individuel porte la mention de membre individuel conjoint.
8. Membre ami
Est automatiquement considérée comme membre ami de la corporation, toute personne physique qui n'a pas atteint l'âge de cinquante (50) ans et qui n’est pas membre individuel conjoint.
9. Membre honoraire
Est membre honoraire de la corporation, toute personne physique à qui le conseil d'administration de la corporation accorde cette reconnaissance en raison des services qu'elle a rendus au club et à la cause des personnes âgées.
La personne physique à qui la corporation reconnaît le titre de membre honoraire reçoit sa carte de membre de la corporation et est considérée comme membre individuel avec tous les droits et privilèges démocratiques ou autres (comme siéger sur le conseil d’administration) accordés à un membre individuel du club.
10. Cotisation
Le montant de la cotisation annuelle que les membres individuels et conjoints doivent payer à la corporation est fixé de temps à autre par résolution du conseil d'administration de la corporation. La cotisation annuelle payée n'est pas remboursée en cas de décès, d'expulsion ou de retrait d’un membre. Les membres honoraires reconnus comme tels par le conseil d’administration de la corporation, n'ont aucune cotisation annuelle à payer. La corporation assume les conditions de paiement de la cotisation de ses membres honoraires.
11. Remise de la cotisation
La corporation doit produire au regroupement régional un rapport des cartes qu'il a émises à ses membres individuels et lui faire remise des sommes d'argent correspondantes.
Le club doit fournir dans son rapport la liste des membres individuels et conjoints a qui le club a remis une carte.
La corporation doit remettre préalablement à la FADOQ-Région Estrie le montant d’argent correspondant à la portion provinciale et à la portion régionale provenant de l’adhésion d’un membre. C’est à la suite de ceci que le bureau régional sera en mesure de valider la carte du membre.
Les avis de renouvellement accompagnés du paiement requis doivent parvenir au bureau régional au plus tard le 15e jour suivant la date d’échéance de la carte de membre.
12. Suspension et expulsion
Le conseil d'administration de la corporation peut suspendre ou expulser tout membre qui fait défaut de respecter les engagements qu'il a pris envers le club lors de son adhésion et qui ne remédie pas à ce défaut dans les quinze (15) jours ouvrables de la réception d’un avis écrit de la corporation mentionnant ce défaut et l’enjoignant à y remédier.
Cependant, avant de prononcer la suspension ou l'expulsion d'un membre, le conseil d'administration doit, par lettre transmise devant témoin ou par courrier recommandé, l'aviser de la date, du lieu et de l'heure de l'audition de son cas, l'informer succinctement des défauts qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre.
L'expulsion d'un membre individuel prononcée par le club a comme conséquence pour l'individu concerné la perte automatique de son statut de membre du club mais non comme membre du réseau FADOQ.
13. Retrait N/A
CRITÈRES ET CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ DES MEMBRES AU CLUB
14. Membre collectif N/A
15. Membre associé N/A
16. Membre actif N/A
17. Membre individuel
17.1 Toute personne physique répondant aux définitions de l’article 7, intéressée à devenir membre individuel ou conjoint du club, doit payer le montant de la cotisation annuelle.
17.2 Le membre individuel conjoint a tous les droits du membre individuel sauf celui de voter et de faire des propositions en assemblée générale annuelle. Il n'a pas non le droit de se faire élire comme administrateur du club.
18. Membre ami
Toute personne physique intéressée à recevoir une carte amie et répondant à la définition de l'article 8 doit s'inscrire auprès de la direction du club et payer le montant de la cotisation annuelle déterminée par le club.
CONDITIONS DU MAINTIEN DE L'AFFILIATION du club au Réseau FADOQ – Région Estrie
19. En tant que membre actif du Réseau – FADOQ – Région Estrie, le club doit respecter les conditions d’affiliation déterminées par le Réseau FADOQ – Région Estrie dans le respect des conditions conjointes des deux parties en cause.
RÔLES ET FONCTIONS DU CLUB FADOQ – Région Estrie ET DE SES MEMBRES
20. La FADOQ N/A
21. Membre collectif N/A
22. Membre actif N/A
LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
23. Composition
L’assemblée générale des membres est composée de tous les membres individuels.
24. Délégués des membres N/A
25. Assemblée générale annuelle
L'assemblée générale annuelle des membres du club a lieu dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de son exercice financier aux endroits et date fixés par le conseil d'administration.
Les rôles et pouvoirs dévolus aux membres réunis en assemblée générale annuelle sont les suivants :
a. recevoir les rapports du conseil d'administration;
b. approuver les états financiers annuels;
c. approuver les amendements aux règlements généraux;
d. élire les membres du conseil d'administration tel que prévu à l'article 31 ci-après;
e. nommer le vérificateur.
26. Assemblée générale extraordinaire des membres individuels
Le conseil d’administration du club peut, à l’occasion et pour des raisons bien précises jugées opportunes pour la bonne administration de l’organisme, convoquer une assemblée générale extraordinaire. Cette assemblée générale extraordinaire est tenue à l’endroit fixé par le conseil d’administration. Il appartient au président, conjointement avec le secrétaire, de convoquer l’assemblée générale extraordinaire.
Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée générale extraordinaire sur réquisition à cette fin, par résolutions écrites signées par au moins 10% des membres individuels du club. La demande doit spécifier le ou les objets précis de l’assemblée générale extraordinaire. Le conseil d’administration du club doit donner suite à une telle demande et fixer l’endroit, l’heure et le jour de la réunion dans les vingt-et-un (21) jours suivant la réception de cette demande. À défaut par le président de convoquer une telle assemblée dans les délais stipulés, les requérants peuvent convoquer eux-mêmes l’assemblée générale extraordinaire.
27. Avis de convocation
L’avis de convocation d’une assemblée des membres est donné par lettre, main à main, télégramme, téléphone, télécopieur ou par courriel au moins quinze (15) jours avant la tenue d’une assemblée. L’avis de convocation d’une assemblée générale extraordinaire doit mentionner, en plus de la date, l'heure et l'endroit de l'assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ces sujets peuvent alors être étudiés. Le délai de convocation des assemblées des membres est d'au moins quinze(15) jours mais doit être nécessairement affichée dans un lieu public et au local au moins quinze (15) jours.
28. Quorum
Les membres, présents à une assemblée générale annuelle et à l’assemblée générale extraordinaire, constitue le quorum pour cette assemblée.
29. Droit de vote et de parole
À une assemblée générale ou extraordinaire des membres, chaque membre individuel a droit de vote. Le vote par procuration n'est pas permis. En cas d’égalité des voix, le président du club, même s’il n'est pas président d’assemblée, a une voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, à moins que 10 % des membres présents ne réclament le scrutin secret.
Les observateurs et les membres conjoints peuvent assister aux assemblées des membres et y avoir le droit de parole pendant la période de questions, fixée à la fin de l'ordre du jour et n’ont pas droit de vote.
LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
30. Nombre et composition
Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil d’administration composé de sept (7) administrateurs élus.
30.1 Terme
Les administrateurs de la corporation sont élus pour des mandats de deux ans.
31. Désignation des administrateurs
En conformité à l'article 33.2 Divulgation des antécédents judiciaires des règlements généraux de la FADOQ - Région Estrie : Toute personne membre du Club FADOQ - Boomers du Memphrémagog qui désire poser sa candidature à un poste d'administrateur ou de dirigeant sur le Conseil d’administration des Boomers du Memphrémagog, doit obligatoirement autoriser la FADOQ - Estrie à faire les vérifications appropriées aux fins de divulgation des antécédents judiciaires de la personne en question. Tout membre qui possède des antécédents judiciaires liés au poste qu'il pourrait occuper ou encore aux dossiers qui pourraient lui être confiés, se verra automatiquement disqualifié pour ledit poste ou lesdits dossiers.
32. Vacances
Toute vacance survenue dans les rangs du conseil d’administration est comblée par les autres membres du conseil d’administration. L‘administrateur ainsi élu termine le mandat de son prédécesseur. Il deviendra par la suite, éligible pour un premier mandat. Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir en autant qu’il y ait quorum.
33. Retrait d’un administrateur
Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :
• présente par écrit sa démission au conseil d’administration;
• est absent sans raison valable durant trois (3) assemblées consécutives du conseil d’administration;
• est destitué soit par un vote par bulletins secrets des 2/3 des membres du conseil d’administration (5 membres sur 7) et ratifié à l’assemblée spéciale ou générale annuelle qui suit cette destitution ou par un vote des 2/3 des membres individuels présents, réunis en assemblée spéciale convoquée à cette fin.
34. Rémunération et indemnisation des administrateurs
34.1 Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services.
34.2 Les administrateurs de la corporation sont tenus par la corporation indemnes et à couvert :
a) de tous les frais, charges et dépenses qu’ils supportent relativement aux affaires de la corporation dans l’exercice de leurs fonctions;
b) de toute poursuite judiciaire ou de toute réclamation qui pourrait leur être adressée à cause ou en raison d’actes accomplis et de décisions prises relatives aux affaires de la corporation dans l’exercice de leurs fonctions;
c) à l’exception de ceux résultant de leur négligence ou de leur omission volontaire.
35. Assemblée des conseils d’administration
Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que nécessaire mais au moins cinq (5) fois par année. Les assemblées sont convoquées par le président ou d'au moins trois (3) des administrateurs.
Le président peut, au besoin, convoquer aux assemblées du conseil, des professionnels dans différents domaines reliés aux items inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée.
36. Avis de convocation
L'avis de convocation d'une assemblée du conseil d'administration est donné par lettre, main à main, télégramme, téléphone, télécopieur ou par courriel au moins sept (7) jours avant la tenue d'une assemblée. L'assemblée du CA tenue lors de l'assemblée générale annuelle pour l’élection des officiers du club, peut être tenue sans avis de convocation.
Le président du conseil d’administration peut, à l’occasion, et pour des raisons bien précises, jugées opportunes pour la bonne administration de l’organisme, convoquer des assemblées extraordinaires du conseil d’administration. Ces assemblées extraordinaire sont tenues à l’endroit, à l’heure et au jour fixé par le président du conseil d’administration. Il appartient au président, conjointement avec le secrétaire, ou à défaut, de tout autre officier du club, de convoquer les assemblées extraordinaires du conseil d’administration.
Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire du conseil d’administration, sur réquisition écrite, à cette fin, par au moins quatre (4) administrateurs, ou à la majorité simple du nombre d’administrateurs en poste, en cas de vacances sur le CA, signée par chacun d’eux. La demande doit spécifier le ou les objets précis de l’assemblée extraordinaire. Le président du conseil d’administration doit donner suite à une telle demande et fixer l’endroit, l’heure et le jour de la réunion dans les sept (7) jours suivant la réception de cette demande. À défaut par le président de convoquer une assemblée extraordinaire dans les délais stipulés, les requérants peuvent convoquer eux-mêmes l’assemblée extraordinaire du conseil d’administration.
37. Quorum et vote
Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d'administration est de quatre (4) administrateurs. Les questions sont décidées à la majorité simple des voix. Le président à une voix prépondérante en cas d’égalité.
LES DIRIGEANTS
38. Composition Les dirigeants officiers de la corporation sont le président, le premier vice-président, le deuxième vice-président, le secrétaire et le trésorier.
39. Désignation et élections
39.1 Les années impaires quatre administrateurs sont élus pour un terme de deux ans, les années paires trois administrateurs sont élus pour un terme de deux ans.
39.2 Le conseil d'administration doit, à sa première assemblée suivant l'assemblée générale annuelle des membres, élire parmi ses membres les dirigeants officiers de la corporation.
39.3 A la réouverture de l'assemblée générale annuelle, le président de l'assemblée fait lecture de la liste des officiers pour la prochaine année.
39.4 Un officier peut être révoqué de son poste d'officier par le conseil d'administration à la majorité simple.
40. Rémunération et indemnisation des dirigeants
Les dirigeants ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services. Ils bénéficient des mêmes protections que celles accordées aux administrateurs en vertu de l’article 34.2.
41. Tâches et fonctions des dirigeants
Outre les fonctions qui leur sont dévolues par la Loi sur les compagnies ou qui sont ailleurs prévues dans les présents règlements, les dirigeants élus exercent celles qui leur sont déterminées de temps à autre par le conseil d'administration.
42. Vacances
Toute vacance à l'un des postes de dirigeant peut être remplie en tout temps par le conseil d'administration.
LES COMMISSIONS ET COMITÉS
43. Commissions permanentes N/A
44. Comités ad hoc
Les comités ad hoc sont des comités créés par le conseil d'administration, selon les besoins, pour une période restreinte et pour des buts déterminés. Ces comités traitent des objets pour lesquels ils sont formés et relèvent du conseil d'administration auquel ils doivent faire rapport sur demande. Ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat.
Le conseil d’administration, peut, par règlement de régie interne, déléguer certaines de ses tâches à un de ses comités, dans le but d’accélérer les prises de décisions ou pour éviter des réunions du conseil d’administration trop longues ou trop nombreuses. Dans de telles éventualités, les mandats de ces comités devront être clairs et ces comités devront également informer les membres du conseil d’administration des décisions prises. Il appartient alors au conseil d’administration de laisser ou d’abroger à ses comités, les mandats qui leur ont été attribués. Toute décision prise par un comité à l’intérieur de son mandat doit être respectés par le conseil d’administration.
LE COMITÉ EXÉCUTIF
45. Composition
Bien que le club compte 4 dirigeants officiers, (cf. art.38), ces derniers ne constituent pas un comité exécutif avec un pouvoir de décision. S’ils le désirent, ils peuvent faire des recommandations au CA, recommandations que le CA devra recevoir, discuter et, par la suite, approuver.
46. Élection N/A
47. Assemblée N/A
48. Avis de convocation N/A
49. Quorum N/A
50. Rôles et pouvoirs N/A
51. Destitution N/A
52. Rémunération N/A
53. Exercice financier
L'exercice financier de la corporation se termine le 31 mars de chaque année.
54. Vérification
Les livres et états financiers de la corporation sont examinés, selon les principes comptables reconnus, chaque année, aussitôt que possible après l'expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres.
55. Effets bancaires
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par les personnes, qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d'administration.
56. Contrats
Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont, au préalable, approuvés par le conseil d'administration et, sur telle approbation, sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d'administration.
57. Dissolution
Advenant la dissolution de la corporation, le conseil d'administration de concert avec la FADOQ- Région Estrie, décidera à qui remettre les biens de la corporation.
58. Modifications aux règlements
Les modifications aux règlements de la corporation doivent, conformément aux exigences de la Loi sur les compagnies, être adoptées par le conseil d'administration et ratifiées ensuite par les membres individuels réunis en assemblée générale annuelle ou extraordinaire.
Le conseil d'administration peut, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, amender les règlements de la corporation, les abroger ou en adopter de nouveaux et ces amendements, cette abrogation et ces nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle de la corporation où ils doivent être ratifiés pour continuer d'être en vigueur, à moins que dans l'intervalle ils aient été ratifiés lors d'une assemblée générale extraordinaire des membres individuels convoquée à cette fin.
ACCEPTÉS PAR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION EN ASSEMBLÉE RÉGULIÈRE DU CLUB FADOQ –
Boomers du Memphrémagog LE 2 MAI 2012.
RATIFIÉS PAR L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU CLUB FADOQ –
Boomers du Memphrémagog Le 10 MAI 2012.
GINETTE EVERELL VOHL ANDRÉ VALLIÈRES
Secrétaire de la corporation Président de la corporation